Iedereen die zaken doet wordt wel eens geconfronteerd met niet of te laat betalende klanten. Een dergelijke debiteur moet worden gewezen op zijn/haar betalingsverplichting in de vorm van een vriendelijke betalingsherinnering gevolgd door aanmaningen en/of sommaties en in verzuim en gebreke stelling. Met een consequent debiteurenbeleid kan in de praktijk veel tijd worden bespaard en veel ergernis worden voorkomen. Het is voor iedere ondernemer van belang daar een systeem in te brengen dat consequent wordt nageleefd.
Betalingsherinnering:
Wacht niet te lang met het versturen van een herinnering na het verlopen van de in uw factuur opgenomen vervaldatum. Een termijn van 5 tot 10 dagen is daarbij een goed uitgangspunt. Houd deze herinnering vriendelijk van toonzetting ter behoud van uw klantrelatie; het kan immers zo zijn dat uw factuur onbewust aan de aandacht van de debiteur is ontsnapt. Zorg wel dat uw brief duidelijk is en vermeld een nieuwe termijn van 14 dagen voor betaling. U laat daarmee uw debiteur merken dat u serieus bent wat ertoe kan leiden dat uw debiteur ook in de toekomst sneller gaat betalen. Doet u dit niet dan zal uw debiteur eerder geneigd zijn uw betaling achter te stellen omdat hij weet dat u aan het uitstellen daarvan voorlopig nog geen consequenties zult verbinden.
Aanmaning:
Wanneer u na het verstrijken van de in de herinnering genoemde termijn nog steeds geen betaling of reactie heeft ontvangen gaat u over tot het versturen van een aanmaning. Hierin maant u de debiteur aan tot betaling van het factuurbedrag onder verwijzing naar de eerder verstuurde herinnering. Zorg dat ook deze brief duidelijk is en vermeld opnieuw een termijn (die korter dan 14 dagen mag zijn) voor betaling.
Betalingssommatie en ingebrekestelling:
Wanneer u ook na het verstrijken van de in de aanmaning genoemde termijn nog steeds geen betaling of reactie van de debiteur heeft ontvangen gaat u over tot het indringender aanschrijven van uw debiteur. AdFix Incasso biedt als afzonderlijke dienst het verzorgen van deze “sommatiebrief” aan tegen kostprijs maar dit kan ook door u in eigen beheer worden verzorgd.
In deze brief maakt u duidelijk dat de debiteur een laatste kans krijgt uw vordering binnen 14 dagen zonder verdere kosten te voldoen en zegt u aan uw vordering uit handen te zullen geven. Vermeld in uw brief het exacte bedrag aan incassokosten en dat deze voor rekening van uw debiteur zullen komen. Vermeld ook dat bij uitblijven van betaling naast de incassokosten aanspraak gemaakt zal worden op vergoeding van de verschenen vertragingsrente vanaf de vervaldatum van uw factuur.
Het is verstandig de betalingssommatie via zo veel mogelijk beschikbare manieren te versturen, bijvoorbeeld aangetekend, per post en per email. Maak daarvan ook melding in de aanhef van de sommatiebrief. Hiermee wordt het voor de debiteur in een eventuele gerechtelijke procedure vrijwel onmogelijk het standpunt in te nemen niet op de hoogte te zijn geweest van uw vordering. Het is ook van belang dat u een copie van uw herinnering, aanmaning en sommatiebrief alsmede het bewijs van aangetekende verzending zorgvuldig bewaart.
Pre-incasso begeleiding:
AdFix Incasso kan u begeleiden en adviseren in het opzetten van een hiervoor beknopt omschreven standaard pre-incasso procedure die u vervolgens zelf kunt toepassen. Hierdoor bent u verzekerd van een goede tekst en procedure die aan de vormvoorschriften voldoet. AdFix Incasso zal u voorzien van standaard teksten voor “herinnering”, “aanmaning” en “sommatiebrief”, toegespitst op uw beroepsgroep, tegen een éénmalige vergoeding. U houdt dan uw debiteurenbewaking in eigen beheer. AdFix Incasso kan in dit geval vanzelfsprekend niet aansprakelijkheid worden gehouden voor de in uw eigen beheer verstuurde brieven en inhoud daarvan noch voor eventuele toekomstige wetswijzigingen. Het voordeel hiervan is dat een eventuele minnelijke incasso zonder herhaling van stappen direct door AdFix Incasso in behandeling kan worden genomen, al dan niet op basis van no cure no pay.
AdFix Incasso biedt tevens de dienst de debiteurenbewaking van u volledig uit handen te nemen zodat u zich desgewenst de tijd en energie kunt besparen. Lees hier meer …