Iedereen die zaken doet wordt wel eens geconfronteerd met niet of te laat betalende klanten. Een dergelijke debiteur moet worden gewezen op zijn/haar betalingsverplichting in de vorm van een vriendelijke betalingsherinnering gevolgd door aanmaningen en/of sommaties en in verzuim en gebreke stelling. Met een consequent debiteurenbeleid kan in de praktijk veel tijd worden bespaard worden en veel ergernis worden voorkomen. Het is voor iedere ondernemer van belang daar een systeem in te brengen dat consequent wordt nageleefd.
Betalingsherinnering:
Wacht niet te lang met het versturen van een herinnering na het verlopen van de in uw factuur opgenomen vervaldatum. Een termijn van 5 tot 10 dagen is daarbij een goed uitgangspunt. Houd deze herinnering vriendelijk van toonzetting ter behoud van uw klantrelatie; het kan immers zo zijn dat uw factuur onbewust aan de aandacht van de debiteur is ontsnapt. Zorg wel dat uw brief duidelijk is en vermeld een nieuwe termijn van 14 dagen voor betaling. U laat daarmee uw debiteur merken dat u serieus bent, wat ertoe kan leiden dat uw debiteur ook in de toekomst sneller gaat betalen. Doet u dit niet dan zal uw debiteur eerder geneigd zijn uw betaling achter te stellen omdat hij weet dat u aan het uitstellen daarvan voorlopig nog geen consequenties zult verbinden.
Aanmaning:
Wanneer u na het verstrijken van de in de herinnering genoemde termijn nog steeds geen betaling of reactie heeft ontvangen gaat u over tot het versturen van een aanmaning. Hierin maant u de debiteur aan tot betaling van het factuurbedrag onder verwijzing naar de eerder verstuurde herinnering. Zorg dat ook deze brief duidelijk is en vermeld opnieuw een termijn (die korter dan 14 dagen mag zijn) voor betaling.
Betalingssommatie en ingebrekestelling:
Wanneer u ook na het verstrijken van de in de aanmaning genoemde termijn nog steeds geen betaling of reactie van de debiteur heeft ontvangen gaat u over tot het indringender aanschrijven van uw debiteur. AdFix Incasso biedt als afzonderlijke dienst het verzorgen van deze “sommatiebrief” aan maar dit kan ook door u in eigen beheer worden verzorgd.
In deze brief maakt u duidelijk dat de debiteur een laatste kans krijgt uw vordering binnen 14 dagen zonder verdere kosten te voldoen en zegt u aan uw vordering uit handen te zullen geven. Vermeld in uw brief het exacte bedrag aan incassokosten en dat deze voor rekening van uw debiteur zullen komen. Vermeld ook dat bij uitblijven van betaling naast de incassokosten aanspraak gemaakt zal worden op vergoeding van de verschenen vertragingsrente vanaf de vervaldatum van uw factuur en stel de debiteur uitdrukkelijk in verzuim en gebreke in de nakoming van diens betalingsverplichting.
Het is verstandig de betalingssommatie via zo veel mogelijk beschikbare manieren te versturen, bijvoorbeeld aangetekend, per post en per email. Maak daarvan ook melding in de aanhef van de sommatiebrief. Hiermee wordt het voor de debiteur in een eventuele gerechtelijke procedure vrijwel onmogelijk het standpunt in te nemen niet op de hoogte te zijn geweest van uw vordering. Het is ook van belang dat u een copie van uw herinnering, aanmaning en sommatiebrief alsmede het bewijs van aangetekende verzending zorgvuldig bewaart.
Debiteurenbewaking uitbesteden:
Door uw debiteurenbewaking direct na verloop van de vervaldatum van uw factuur aan AdFix Incasso uit te besteden kunt u zich tijd en energie besparen en deze tijd besteden aan uw daadwerkelijke bedrijfsvoering. Met name voor kleinere bedrijven, zoals eenmanszaken en ZZP-ers, biedt dit in de praktijk uitkomst.
AdFix Incasso zal op haar briefpapier in vriendelijke toonzetting met als uitgangspunt het behoud van uw klantrelatie zo nodig een betalingsherinnering, aanmaning en laatste sommatiebrief verzorgen en dit opvolgen met telefoon- en/of email contact. Blijkt hierbij van een betwisting, ontevredenheid of anderszins gerezen verschil van mening tussen u en uw debiteur dan zal AdFix Incasso in overleg met u treden en u adviseren welke (kostenbesparende) oplossing het meest voor de hand ligt.
In het kader van debiteurenbewaking kunnen geen kosten aan uw debiteur in rekening worden gebracht en wordt niet zonder overleg met u overgegaan tot het inzetten van het minnelijk incassotraject of het gerechtelijk incassotraject. AdFix Incasso zal hiervoor derhalve een kostprijsvergoeding, te vermeerderen met eventuele daadwerkelijk te maken kosten zoals bijvoorbeeld de kosten voor aangetekende verzending, in rekening brengen.
In het geval dat na het doorlopen van het traject debiteurenbewaking door AdFix Incasso minnelijke- of gerechtelijke incasso in overleg met u toch nog nodig blijkt, al dan niet op basis van no cure no pay, vormt de door AdFix Incasso in het traject debiteurenbewaking verstuurde “sommatiebrief“ daartoe de noodzakelijke basis en kan zulks zonder nadere inspanning uwerzijds door AdFix Incasso worden ingezet.
Adfix Incasso kan u ook begeleiden en adviseren in het opzetten van een hiervoor beknopt omschreven standaard pre-incasso procedure die u vervolgens zelf kunt toepassen. Lees hier meer …