Om het aanbieden ter incasso en het doorberekenen aan de debiteur van de daaraan verbonden (incasso)kosten rechtsgeldig te maken dient conform de wettelijke regelgeving (Wet Incasso Kosten) sinds 1 juli 2012 in de pre-incasso fase aan een aantal vormvoorschriften te worden voldaan.

Allereerst geldt daarbij dat in de factuur een betalingstermijn cq. vervaldatum dient te zijn opgenomen waarmee het verzuim in betaling van de debiteur kan worden vastgesteld. Dit is ook van belang voor (het mogelijk maken van) het vorderen van wettelijke vertragingsrente. De debiteur dient daartoe uitdrukkelijk in verzuim en gebreke te worden gesteld in de nakoming van diens betalingsverplichting, waarbij aanspraak gemaakt wordt op de wettelijke vertragingsrente vanaf de vervaldatum van uw factuur. Is geen betalingstermijn opgenomen dan dient alsnog een betalingsherinnering te worden verstuurd met vermelding van een betalingstermijn van ten minste 14 dagen.

In de “sommatiebrief” moet voorts het volgende zijn opgenomen, zonder dat daarbij extra kosten in rekening worden gebracht:

• een vermelding dat de debiteur nog 14 dagen de tijd heeft om tot betaling over te gaan, zonder dat incassokosten (waaronder ook te verstaan zogenoemde administratiekosten of aanmaningskosten enz.) in rekening worden gebracht. Let op, uitgangspunt hierbij is 14 dagen na ontvangst van de brief (gemiddeld 2 dagen na postverzending);
• de exacte hoogte van het bedrag aan incassokosten dat verschuldigd is als er niet binnen 14 dagen (na ontvangst van de brief) wordt betaald. Deze incassokosten mogen niet hoger zijn dan het wettelijk toegelaten bedrag zoals hieronder nader gespecificeerd;
• een vermelding van ook het wettelijk maximumbedrag aan incassokosten wanneer een lager bedrag wordt gevraagd;
• de vermelding dat de (hieronder nader gespecificeerde) incassokosten worden verhoogd met BTW wanneer de betreffende opdrachtgever geen omzetbelasting kan verrekenen.

De wettelijk toegelaten bedragen wegens incassokosten worden door het toepassen van de onderstaande staffel berekend:

Tot vorderingen van € 2.500,00: 15%
Voor het meerdere tussen € 2.500.00 en € 5.000,00: 10%
Voor het meerdere tussen € 5.000.00 en € 10.000,00: 5%
Voor het meerdere tussen € 10.000,00 en € 200.000,00: 1%
Voor het meerdere tussen € 200.000,00 en € 1.000.000,00: 0,5%

Hierbij geldt een minimum van € 40,00 en een maximum van € 6.775,00 (excl. BTW). Voorts geldt dat wanneer sprake is van meerdere vorderingen (facturen) van een schuldeiser op dezelfde debiteur deze de incassokosten dient te berekenen over de totaal opgetelde vordering. Een bedrijf kan derhalve niet voor iedere afzonderlijke factuur aan dezelfde debiteur telkens apart een bedrag aan incassokosten in rekening brengen. Lees hier meer over de berekening van incassokosten.

Door aan de hiervoor beschreven vormvoorschriften te voldoen wordt voorkomen dat in een (mogelijke) gerechtelijke procedure door de rechter de incassokosten en/of wettelijke rente wordt gematigd tot een lager bedrag of zelfs volledig worden afgewezen. U kunt hiervoor zelf zorg dragen door in uw sommatiebrief de hierboven aangegeven vormvoorschriften in acht te nemen. Hierdoor wordt dan een sommatiebrief door AdFix Incasso overbodig. Uiteraard controleert AdFix Incasso altijd of een incasso-opdracht aan de vormvoorschriften voldoet en adviseert wanneer dit niet het geval zou zijn.

De ervaring leert dat vaak niet wordt stilgestaan bij de geldende regelgeving in de pre-incasso fase. AdFix Incasso biedt daarom de dienst aan deze sommatiebrief voor u te verzorgen. Hierdoor bent u er van verzekerd dat aan de voorschriften wordt voldaan. Adfix Incasso kan dit niet kosteloos verzorgen doordat in de laatste sommatiebrief geen (extra) kosten aan de debiteur in rekening mogen worden gebracht.

AdFix Incasso verzorgt de sommatiebrief en opvolging daarvan tegen kostprijs. In het geval zou blijken van een betalingsregeling, betwisting, ontevredenheid of anderszins gerezen verschil van mening tussen u en uw debiteur waardoor extra werkzaamheden door AdFix Incasso noodzakelijk worden zal AdFix Incasso met u in overleg treden en u adviseren welke oplossing het meest voor de hand ligt. Daarnaast zullen daadwerkelijk gemaakte kosten van bijvoorbeeld aangetekende verzending aan u worden doorberekend. Wanneer het minnelijk– of gerechtelijk incassotraject in overleg met u door AdFix Incasso zal worden ingezet komen de kosten voor het verzorgen van de sommatiebrief te vervallen.

Het uitbesteden van de sommatiebrief aan AdFix Incasso kan ook uitkomst bieden in het geval de debiteur een strategische klant is en u de vordering uit oogpunt van behoud van de klantrelatie niet direct ter incasso wilt aanbieden. De debiteur ontvangt dan éénmalig de sommatiebrief op briefpapier van AdFix Incasso en niet eerder dan na uw opdracht zal tot minnelijke- of gerechtelijke incasso worden overgegaan, al dan niet op basis van no cure no pay.